هر شکل از واقعیت در مورد افراد، اشیا، رخدادها و به طور کلی هر نوع اطلاعات خام به عنوان داده شناخته می‌شود. یا طبق تعریف ویکی پدیا همه دانسته‌ها، آگاهی‌ها، داشته‌ها، آمارها، شناسه‌ها، پیشینه‌ها و پنداشته‌ها را داده یا دیتا می‌نامند.

1- کاهش افزونگی داده‌ها: هرگونه ذخیره‌سازی مازاد اطلاعات و یا نگهداری چندین نسخه از اطلاعات افزونگی است.
۲- امنیت: یکی از مهمترین مسائل در پایگاه داده کنترل دسترسی به اطلاعات و حفاظت از اطلاعات در برابر دسترسی‌های غیر مجاز است.
۳- جامعیت: جامعیت بر صحت عملیات، اعمال محدودیت و رعایت قواعد امنیتی در پایگاه داده دلالت دارد.
۴- عدم ناسازگاری: ناسازگاری یعنی وجود اطلاعات فاقد اعتبار و صحت در بانک اطلاعاتی
۵- دسترسی همزمان: دسترسی همزمان قابلیت اتصال و فعالیت همزمان چندین کاربر

قبل از هر چیز بهتر است بدانیم طرح پشتیبان یا Backup به چه معناست؟
در دانش فناوری اطلاعات، Backup یا عمل Backupگیری اشاره به تهیه کپی‌هایی از اطلاعات دارد. این نسخه‌های کپی شده معمولا برای بازگرداندن اطلاعات هنگام آسیب دیدن و یا مفقود شدن اطلاعات اصلی بکار می‌روند. فرض کنید که در یک سازمان، وظیفه تهیه نسخه پشتیبان را بر عهده شما گذاشته‌اند. از آنجاییکه Backupگیری به روشها و با استراتژی‌های مختلف و با تنظیمات مختلف بصورت خودکار قابل پیاده‌سازی است کاربر این امکان را دارد که بتواند با برنامه‌­ریزی مشخص و قابل کنترل، Backupگیری را انجام دهد. چرا که دامنه انتخاب روش Backupگیری متنوع است و فرد مسئول باید بر اساس امکانات موجود، بهترین روش با بالاترین بازده و کمترین ریسک را انتخاب کند.
در واقع Backup Plan امکانی را برای کاربر فراهم می‌آورد که بتواند در بازه زمانی مشخص و با انتخاب استراتژی‌های تعریف شده، یک نسخه Backup از دیتابیس را در تاریخهای تنظیم شده و در مسیر مشخص، تهیه کند.

تا بحال تصور کرده‌اید که ممکن است روزی سرور سازمان شما قفل کرده و همه اطلاعات ضروریتان از بین برود و هیچ راهی برای بازگرداندن آنها نداشته باشید؟ این اتفاق می‌تواند برای شما بسیار وحشتناک و طاقت فرسا باشد. در سطح خیلی کوچک فرض کنید در آخرین ماههای تحصیل در دانشکده هستید و زمان زیادی بر روی پایان نامه‌نان کار کرده‌اید. در حال کار روی فایل پایان‌نامه هستید که با یک صفحه سیاه روبرو می‌شوید که نوشته شده: درایو C وجود ندارد! نابودی چندین گیگابایت اطلاعات، به معنی بر باد رفتن چند سال گزارش و تکالیف و مقالات و اسناد خواهد بود. حال این اتفاق را به یک سازمان بزرگ تعمیم دهید و وسعت تبعات منفی آنرا تجسم کنید.
بعنوان جمع‌بندی برخی از ضرورت­‌های استفاده از طرح پشتیبان عبارتند از:
- ﮔﻢ ﺷﺪﻥ ﻳﺎ ﺣﺬﻑ ﺷﺪﻥ ﺍﻃﻼﻋﺎﺕ
- بازگرداندن به نسخه قبلی بعد از تغییرات اعمال شده
- هزینه بر بودن تولید مجدد اطلاعات در صورت حذف شدن آنها
- غیرممکن بودن بازگردانی اطلاعات در برخی موارد

استراژی بکاپ گیری بر اساس پارامترهای زیر انجام خواهد داد.
- حجم تغییرات داده در بانک اطلاعاتی
- ظرفیت بانک اطلاعات
- ارزش و اهمیت داده‌های بانک اطلاعاتی در چه سطحی است.
- چه اندازه فضای نگهداری برای Backupها موجود است.
- مدت زمان مورد نیاز برای Backup از دیتابیس
- آیا اگر سرورتان منفجر شود داشتن Backup تا چند لحظه قبل از انفجار برایتان اهمیت دارد.

یک مجموع یا مجموعه‌ای از سوابق تاریخی که به طور خاص برای نگهداری در دراز مدت در نظر گرفته می‌شود و بعنوان مرجعی در آینده برگزیده می‌شود. بعلاوه آرشیو داده‌ها شامل داده‌های قدیمی‌تر می‌باشد که برای مرجع آینده هنوز مهم و ضروری می‌باشد و یا داده‌هایی که باید برای انطباق قانونی حفظ شوند. مثلا داده‌های مربوط به حساب بانکی و پردازش‌های بانکی و صورتحساب‌های کارتهای شتاب از جمله داده‌هایی هستند که در زمان وقوع خطا نیاز به بررسی آنها داریم. مکانیزم آرشیو داده‌ها بصورت ایندکس بوده بنابراین دارای قابلیت جستجو بوده تا فایلها و قطعات فایلها بتوانند به آسانی مورد بازیابی قرار گیرند.

بر اساس مسیر اعلام شده به مسئولین فناوری اطلاعات، هر مرکز بایستی فایل‌های بک آپ را بر روی یک Type و یا هارد اکسترنال خارج از محیط شبکه به صورت روزانه به مدت ۷ روز نگهداری کند که در صورت ایجاد مشکل بتوان به آنها مراجعه کرد. در صورت فضا کافی جهت بایگانی بک آپ‌ها می‌توان مدت زمان بیشتری از فایل‌ها نگهداری کرد.

یکی از عوامل مهم در تخریب اطلاعات کاربران قطعا ویروس‌ها و عوامل بدافزار موجود در سطح شبکه است. برخی از ویروس‌ها می‌توانند اطلاعات فایل‌ها و کاربران را حذف و یا تغییر دهند به همین جهت برای حفاظت از اطلاعات در برابر این مورد می‌بایست از اطلاعات فایل‌های بک آپ خارج از فضای شبکه نگهداری نمود.
طبیعتا هر سرویسی که در شبکه‌های مختلف در حال فعالیت باشد مورد تحدید و حملات هکران قرار دارد. برخی از کارشناسان معتقد هستند با نصب ابزارهای امنیتی می‌توانند این مورد را حذف کنند. اما این تصور کاملا اشتباه است. ابزارهای امنیتی فقط امنیت سرور را افزایش می‌دهد و مبحث امنیت یک موضوع نسبی است و قابل تضمین نیست. بنابراین خط مقدم برای حفاظت اطلاعات در برابر هکران بعد از افزایش موارد امنیتی سرور قطعا بک آپ است. هکرها می‌توانند با دسترسی‌های غیرمجاز اقدام به پاک کردن کلیه داده‌ها از جمله فایل‌ها و پایگاه داده‌ها کنند. به همین جهت برای حفاظت از اطلاعات در برابر این مورد می‌بایست از اطلاعات فایل‌های بک آپ خارج از فضای شبکه نگهداری نمود.

در دنیایی که در این حجم عظیم از اطلاعات در حال غرق شدن است، بسیار مهم است که بتوانید تنها اطلاعاتی را که برای شما و شرکت‌تان مهم و حیاتی هستند، به دست بیاورید تا بتوانید به‌سرعت و به‌ راحتی، به تصمیماتی صحیح برای پیشرفت دست یابید. دشبورد نمایشی گرافیکی از مهمترین داده‌های سازمان برای رسیدن به اهداف است به طوری که در یک صفحه با یک نگاه قابل درک باشد. شما از طریق یک داشبورد مدیریتی می‌توانید مقدار بسیار عظیمی از اطلاعات را مورد بررسی قرار دهید و تصمیماتی را مبتنی بر اطلاعات واقعی و در زمان صحیح اتخاذ کنید. با توجه به اینکه دشبورد مدیریتی قادر است تا از طریق یک رابط گرافیکی و تصویری داده‌ها را بررسی کند، مدیران سازمان‌ها می‌توانند از طریق این اطلاعات، نمایی کلی از سازمان یا شرکت خود به دست بیاورند و آن را درمقابل بحران‌های مختلفی ایمن کنند و از طرفی فرصت‌های مختلف را برای پیشرفت سازمان بررسی نمایند.

در دشبورد شما سه معیار برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد وجود دارد.
اول اینکه این شاخص‌ها باید به‌طور مستقیم با اهداف سازمان‌تان مرتبط باشند.
دوم آنها باید به‌ صورت کمی و کیفی قابل اندازه‌گیری باشند و مهم‌تر از همه اینکه شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با شاخص اندازه‌گیری رشد و موفقیت سازمان شما ارتباطی مستقیم داشته باشند.

ایجاد بستری برای بهبود و پیشرفت مداوم در سرتاسر سازمان یا شرکت شما، اصلی‌ترین مزیت دشبورد مدیریتی است. از آنجا که شما قادرید تا میزان عملکرد سازمان خود را اندازه‌گیری کنید، پس می‌توانید آن را بهبود ببخشید.
۱- ارزیابی عملکرد برای سنجش برنامه‌های سازمان به منظور افزایش بهره‌وری
شما می‌توانید با نظارت بر عملکرد تمامی بخش‌های سازمان‌ خود، میزان کارکرد بخش‌های مختلف را بسنجید و آنها را بهتر کنید.
۲- بهبود ارتباطات درون سازمانی
دشبورد مدیریتی یک ابزار ارتباطی مفید و مؤثر است، چرا که امکان نظارت و مشاهده‌ی عملکرد بخش‌های متخلف سازمان را بسیار آسان می‌کند.
۳- بهبود ارتباطات خارج از سازمان
دشبوردهای مدیریتی می‌توانند میزان ارتباط با مشتریان و تأمین‌کنندگان مختلف را افزایش دهند.
۴- صرفه‌جویی در وقت
با استفاده از دشبوردهایی که به‌خوبی پیکربندی شده‌اند، قادرید تا مقدار زیادی از زمان خود را صرفه‌جویی کنید. چرا که این دشبوردها تمامی اطلاعات مورد نیازتان را به‌ صورت یکجا در اختیار شما قرار می‌دهند. با استفاده از دشبورد مدیریتی، زمان بسیار کمتری برای ایجاد گزارش‌ها و برقراری ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان صرف می‌شود.
۵- افزایش عملکرد کارکنان
ارزیابی دقیق و پیوسته‌ی عملکرد کارکنان نه تنها برای موفقیت فردی بلکه برای موفقیت کلی سازمان ضرورت دارد.
۶- افزایش سودآوری
هنگامی که بدانید در کدام‌یک از بخش‌های سازمان‌تان نیاز به پیشرفت دارید، انرژی، زمان و منابع خود را برای افزایش بهره‌وری آن به کار خواهید برد. نتیجه‌ی چنین اقدامی افزایش بهره‌وری و سوددهی نهایی سازمان خواهد بود.

از طریق نامه اتوماسیون اداری به مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه

در صورت امکان اصلاح سورس کد بستر مورد نظر، امکان نمایش دشبورد در هر تارنما و سیستمی امکان‌پذیر است.