براساس نوشته ای از مارک مورل، مشاور استقرار سیستم های IT

مارک مورل : مشاور و پیش گام پیاده سازی های الکترونیکی در کسب و کارهای جهانی مخابرات ، انرژی، دولت الکترونیک بریتانیا، ارائه دهنده ی مدارک بین المللی از کمبریج و... است.

مورل مسئول پیاده سازی طرح محل کار الکترونیکی ارتباطات بریتانیا بوده است، که یکی از بهترین ها از نظر نظارت، راهبرد، ارتباطات، تعهدپذیری، مشارکت، کارایی و ارزیابی شناخته شده است. 

افراد زیادی از من می پرسند چه ابزار و راهکار فناوری خوب است یا بد؟ این سوال خیلی خوبی است ولی  با توجه به تجربه ی من پاسخ آن بیش از ویژگی های صرف ابزار، به استراتژی های سازمان، راهبری تیم های پروژه و چهارچوب نظارتی پیاده سازی شده برمی گردد. مورل معتقد است، شیوه ی پیاده سازی یک ابزار در سازمان است که باعث می شود این ابزار خوب یا بد به نظر برسد.

مورل با اشاره به تجربه ی پیاده سازی راهکارها و ابزار جدید می گوید:

من راهکارهای مختلف و قابلیت های جدید و مفید آنها را در عمل دیده ام ولی هیچ کدام از آنها به اندازه ی انتخاب درست راهکار بر حسب نیازهای واقعی سازمان و مدیریت ورود و پیاده سازی درست ابزار در مسیر اهداف سازمان موثر نیست.

من معتقدم شیوه ی پیاده سازی یک فناوری در سازمان بر میزان تاثیر گذاری آن به شدت موثر است.

4  فاکتوری که فارغ از ویژگی های خاص هر ابزار، کمک می کند راهکارها در خدمت شما موثر عمل کنند، در زیر معرفی می شوند:

• راهبرد :

لازم است که برای نیازها و مسیر آینده سازمان راهبرد صریح و روشنی داشته باشید. راهبرد کمک می کند از مسیری که در آن حرکت می کنید، شناخت داشته باشید و اولویت های کلیدی که برای پیشرفت سازمان شما لازم است را در نظر داشته باشید. تعیین مقیاس های زمانی همچنین کمک می کند انتظارات ما مدیریت شده باشد و نتایج حصولی ما را از آرزوهای انتزاعی صرف به حقیقت کسب و کارمان نزدیکتر می کند.

لازم به ذکر است راهبرد شما نباید بر پایه ی یک ابزار یا راهکار خاص باشد، بلکه باید با دید وسیعتر و در راستای راهبرد کلی سازمان شما در حوزه های مختلف باشد، برای مثال حوزه ی فناوری، تبلیغات، منابع انسانی و .. و براساس منافع سازمان باشد.

بنابراین اولویت دادن انتخاب ابزار، نسبت به راهبرد، ممکن است شما را به تفویض راهکارهای فناوری برساند که در راستای اهداف یا مشخصات دیگر سازمان شما نباشد.

• نظارت :

شما همچنین نیازمند چهارچوب نظارتی هستید که از راهبرد  شما در بازه های کوتاه و بلند مدت پشتیبانی کند. این به معنای نقش ها و مسئولیت های شفاف و پیوند این عناصر به یکدیگر برای تشکیل  سلسله مراتبی منطبق بر استانداردها، آموزش و فرآیندهایی در مسیر درست است.

بدون چهارچوب نظارتی مناسب، افراد دید روشنی از شیوه و علت مناسب استفاده از فناوری های جدید  ندارند. همچنین نبود چهارچوب نظارتی می تواند سبب هرج و مرج و آشفتگی دیجیتالی شود که رهایی از آن و دستیابی به هر منفعتی را برای مدت طولانی بسیار سخت می کند.

بهتر است برنامه ریزی روشنی از چرایی نیاز به یک ابزار، چیزی که لازم است به آن برسید، چگونگی برنامه ریزی برای دستیابی به آن و زمانی که لازم است هر فاز  تکمیل شود، داشته باشید. این برنامه ریزی کمک می کند که بهترین چشم انداز و مسیر را برای معرفی ابزار انتخابی به افراد سازمان داشته باشید.

نداشتن برنامه برای سازمان و افراد شما نتیجه ای مصیبت بار به بار خواهد آورد! هرچه ابزار انتخابی شما قویتر باشد، بیشتر باید مدیریت شود.

 

• آموزش :

شما باید برای هر کسی که در هر سطحی از ابزار شما استفاده می کند، روند آموزش و ارتباطات قوی داشته باشید، چه آن فرد مدیرعامل شما، کاربر معمولی، یا هر فرد دیگری باشد.

لازم است افراد اطلاعات درستی از سطوح و شیوه استفاده از ابزاری که استفاده می کنند داشته باشند تا بتوانند قضاوت و اقدامات درستی نسبت به ارزش و کارآمدی ابزار داشته باشند.

شروع استفاده از یک راهکار چیزی بیش از تغییر فناوری است و می تواند سیاست های کسب و کار، فرآیندها و رفتار سازمانی افراد را تغییر دهد.

• نیازهای کسب و کار :

مورل،پیش از هر چیز اشاره می کند که باید از مشکلی که موجود است و با انتخاب ابزار مورد نظر در سازمان حل میشود، مطمئن شوید. " گاه شاهد بوده ام که ورود ابزار به سازمانی مشکلاتی را بوجود آورده که پیش از آن وجود نداشته است! "

در اولین فرصت افرادی که در تغییرات سهیم هستند را با مسیر تغییرات همسو کنید و از همکاری کامل آنها مطمئن شوید.

لازم است  سازمان شما درباره ی مشکلات و دلایل ریشه ای که سبب مشکلات هستند شفاف و دقیق باشد، سپس به این نتیجه برسد اگر این دلایل شامل فناوری هم می شود، چه راهکاری می تواند به حل آنها کمک کند.

خلاصه :

امیدوارم این مقاله به شما کمک کرده باشد تا فارغ از خود فناوری،  فاکتورهایی که بر کارآمد بودن یک ابزار در سازمان موثرند را شناسایی کنید. اگر دقیق تر فکر کنیم خوب یا بد بودن یک ابزار، بیش از قابلیتهایی آن، به شیوه ها و چگونگی پیاده سازی ابزار مرتبط است.

براساس مقاله ی:

Is sharepoint good or bad ?

نویسنده :  Mark Morrell

ترجمه:  نرگس امیرسرداری