|
آيا پس از ثبت نهائي نامه امکان ويرايش نامه وجود دارد ؟
خير ، بعد از ثبت نهايي يک نامه امکان ويرايش توسط کاربران وجود ندارد و در صورت وجود مشکل مي توانندبراي رفع آن با کارشناسان اتوماسيون تماس گرفته و مشکل خود را مطرح نمايند .
|
|
در صورت عدم حضور مسئول دبیرخانه در سازمان آیا کار ثبت و گردش نامه ها متوقف می شود؟
خير ، هر کاربري از جمله مسئول دبيرخانه مي تواند در صورت عدم حضور خود در سازمان ، از قبل براي خود جانشيني در سيستم تعيين نمايد تا در صورت عدم حضور ايشان در سازمان ، عمليت ثبت و گردش نامه ها توسط فرد جانشين انجام شود . لازم به ذکر است که جانشين بايد جزء کاربران سيستم اتوماسيون باشد .براي نحوه چگونگي تعريف جانشين به صفحه آموزش سايت مراجعه نماييد .
|
|
فرستندگان قبلی چیست و در چه هنگامی استفاده میشود؟
در زير مجموعه دانشگاه علوم پزشکي خراسان رضوي برخي از سازمان ها وجود دارند که هنوز داراي سيستم اتوماسيون اداري نمي باشند و براي نامه هاي خود از شماره هاي دفتري استفاده مي نمايند و بعد از شماره زدن آن را ارسال مي نمايند . اينگونه نامه ها به محض اينکه براي سازماني که داراي اتوماسيون اداري باشد ارسال شود ، نامه فوق را در سيستم اتوماسيون اداري و در قسمت صدور نامه ثبت مي نمايند و سپس شماره دفتري نامه به همراه تاريخ و سمت فرستنده در قسمت فرستندگان قبلي ثبت مي شود .
|
|
نامه های مرتبط به چه نامه هایی گفته می شود؟
نامه هاي که در فيزيک نامه يا مينوت نامه با کلمات عطف ، پيرو و بازگشت با آنها اشاره شده است .
|
|
نحوه ارسال سند را که خود ارباب رجوع به گیرنده تحویل میدهد را چه چیزی تعیین کنم؟
نحوه ارسال اين گونه نامه ها را پيک تعيين نماييد .
|
|
تفاوت فاکس بدون تادییه با فکس با تاییدیه در چیست؟
فاکس با تاييديه : نامه اي مي باشد که قبلا از طريق فاکس ارسال شده و تاييديه آن ضميمه آن مي باشد .
فاکس بدون تاييديه : نامه اي مي باشد که از طريق فاکس ارسال شده است .
|
|
شبکه دولتی درنحوه ارسال سند چیست؟
به همان اتوماسيون اداري گفته مي شود که براي ارسال نامه بين ارگانهاي دولتي استفاده مي شود .
|
|
آيا کليد ثبت با کليد ثبت و ادامه متفاوت است ؟
از لحاظ کلي با هم تفاوتي ندارند ولي با زدن کليد ثبت نامه نامه به صورت موقت ثبت شده و در صفحه مشخصات باقي مي مانيد . ولي با زدن دکمه ثبت و ادامه نامه به صورت موقت ثبت شده و به صفحه بعد يعني محتواي نامه منتقل مي شود .
|
|
نامه اي را که فرستنده و گيرنده آن هر دو سازماني خارج از زير مجموعه دانشگاه علوم پزشکي خراسان رضوي باشند و رنوشت اين نامه براي سازمان شما ارسال شده باشد ، چگونه بايد در سيستم اتوماسيون اداري ثبت شوند ؟
فرستنده نامه را همان سازمان ارسال کننده ي نامه در نظر بگيريد ولي گيرنده نامه را سازماني که در آن مشغول به خدمت هستيد و در قسمت رونوشت گيرنده درج شده را به عنوان گيرنده ي نامه مشخص نماييد .
|
|
آيا براي نامه هاي که گيرندگان آن سازمان يا سازمانهاي خارج از زير مجموعه دانشگاه علوم پزشکي خراسان رضوي باشند ( مانند بانک يا سامان تامين اجتماعي و يا ... ) ارجاع داده مي شود ؟
خير ، چون اين سازمانها خارج از زير مجموعه دانشگاه علوم پزشکي خراسان رضوي مي باشند و داراي سيستم اتوماسيون اداري دانشگاه نمي باشند در نتيجه ارجع به آنها داده نمي شود . ولي اگر رونوشت گيرندگان اين نامه زير مجموعه دانشگاه علوم پزشکي خراسان رضوي باشند نامه به آنها ارجاع داده مي شود .
|
|
آيا مي توانيم از نامه هاي تهيه شده و يا ثبت شده ي خود به صورت روزانه و يا در تاريخ مشخص آمار گرفت ؟
بله ، در قسمت جستجوي نامه ابتدا نوع نامه را انتخاب نماييد و سپس گزينه جستجو فقط در سمت جاري را انتخاب نماييد و سپس تاريخ آن را مشخص نماييد و در نهايت بر روي دکمه جستجو کليک نماييد . با کليکبر روي دکمه جستجو نتيجه را مشاهده خواهيد نمود .
و يا شما مي توانيد از قمست جستجوي پيشرفته با تعيين شخص تهيه کننده و يا ثبت کننده و همچنين نوع نامه و سپس تاريخ مورد نظر اقدام به جستجو نماييد .
|
|
آيا روشي و تکنينکي براي بالا بردن سرعت در ثبت نامه هاي مشابه وجود دارد ؟
بله ، شما مي توانيد پس از ثبت نامه اول به صورت کامل ( مشخصات ، متن يا اسکن و ارجاع ) در انتها بر روي دکمه بازگشت کليک نماييد تا به صفحه مشخصات نامه بازگرديد در اين صفحه بر روي دگمه جديد کليک نماييد ، با کليک بر روي اين دکمه صفحه مشخصات نامه با تمام مشخصات نامه قبلي براي شما فعال مي شود و شما فقط بايد فيلدهاي که نياز به تغيير دارند را ويرايش نماييد .
|
|
نحوه ثبت مرخصي ها تاييد شده توسط مافوق درخواست کننده ي مرخصي در سيستم اتوماسيون اداري به چه صورت مي باشد ؟
براي ثبت مرخصي وارد قسمت صدور نامه شويد و فرستنده آن را مافوق درخواست کننده انتخاب نماييد ( شخصي که امضاء نهايي نامه را انجام داده است ) و گيرنده آن را شخص درخواست کننده ، اگر سمت شخص درخواست کننده در سيستم اتوماسيون اداري وجود دارد آن را انتخاب نماييد و در غير اين صورت گيرنده را همکار انتخاب نماييد و در فيلد توضيحات نام و نام خانوادگي و سمت درخواست کننده را وار نماييد .
|
|
در قسمت ثبت نامه وارده علامت  در کنار فيلد فرستنده چه کاربردي دارد ؟
با استفاده از اين گزينه مي توان مشخص کرد که نامه وارده قبلا در سيستم اتوماسيون اداري ثبت شده است يا خير ، براي اين منظور شما بايد شماره نامه وارده را به همراه تاريخ و فرستنده ي آن در فيلدهاي مورد نظر را وارد نماييد و در نهايت براي مشخص شدن اينکه نامه قبلا در سيستم اتوماسيون ثبت شده است يا خير بر روي آيکن کليک نماييد . در صورتي که نامه در سيستم ثبت شده باشد با پيغام " نامه قبلا در سيستم ثبت شده است " مواجه مي شويد و در غير اين صورت با پيغام " نامه قبلا در سيستم ثبت نشده است " مواجه خوايد شد . در صورتي که نامه در سيستم ثبت شده باشد شما بايد آن را جستجو نماييد و شماره نامه را بر روي فيزيک نامه يادداشت نماييد . |
|
هنگام ثبت فرستندگان قبلي اگر با پيام " فرستندگان قبلي ثبت نشد " مواجه شديد بايد به چه صورت عمل نماييد ؟
اين پيغام را زماني دريافت مي کنيد که نامه قبلا در سيستم اتوماسيون اداري ثبت شده باشد و شما بايد نامه را جستجو نماييد و پس از پيدا نمودن نامه شماره اتوماسيون آن را بر روي فيزيک نامه يادداشت نماييد .
|
|
در قسمت جستجو منظور از جستجو فقط در سمت جاري چيست ؟
با انتخاب اين گزينه حوزه جستجوي شما محدود مي شود به نامه هايي که ثبت نموده ايد .
|
