ابتدا به واحد مربوطه توسط نامه اتوماسیون اعلام می‌شود که مسئول جدید سایت شیرپوینت را معرفی نماید. همراه این نامه، فایل قوانین تارنماهای شیرپوینت نیز جهت مطالعه و امضا ارسال می‌شود. سپس مدیر واحد مربوطه باید فایل قوانین تارنماهای شیرپوینت را از سایت HIT دانلود کرده و مطالعه و آن را امضا نموده و به همراه معرفی مسئول تارنما جدید، اسکن فایل قوانین سایت امضا شده را ارسال نماید. سپس کارشناس واحد نرم‌افزار دسترسی لازم را بر روی تارنما شیرپوینت به ایشان اعطا خواهند کرد و فایلهای آموزشی شیرپوینت را در اختیار ایشان قرار می‌دهند.