مقدمه:
اخیرا به شکل فزاینده ای شاهدیم که شیرپوینت، بعنوان ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM معرفی می شود. در این زمینه، اطلاعات روشنی که بتواند راهنمای متخصصین فناوری و صاحبان فرایند به سوی انتخاب ابزار همسو با نیازمندی ها و اهداف سازمان باشد، کمتر در دسترس است.
پیش از هر اقدامی لازم است شناخت کاملی از نیاز سازمان داشته باشید. در حال حاضر، کدامیک از موارد زیر، نیاز سازمان شماست؟
- بهبود فرآیندها
- مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی
- تهیه ی پرتال و اینترانت سازمانی و سیستم مدیریت محتوا
با مجهز شدن به دانش بیشتر و دید عمیق تر در مرحله ی انتخاب، هزینه ی مصرف شده بابت تغییر، نیروی کار، زمان استقرار و پیاده سازی کامل هر کدام از انتخاب ها به بهبود بلوغ سازمانی منجر می گردد.
بررسی های انجام شده در این مقاله در نظر دارد پاسخگوی سوالات زیر باشد:
- BPMSیا مجموعه ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای مدیریت فرآیندها، از تحلیل تا توسعه و اجرا و پس از آن نظارت بر اجرای فرآیندها، تا بهینه سازی فرآیندها چه قابلیت هایی ارائه می کند؟ و چگونه می تواند در زمینه فرآیندهای سازمان کارآمد باشد؟
- هر بخش از نیازهای سازمانی ما با تکیه بر این ابزار چگونه در جای درست و تعریف شده، سازماندهی و مدیریت خواهند شد؟
- شیرپوینت طبق تعاریف ارائه دهنده آن - شرکت مایکروسافت – چگونه ابزاریست و قابلیت های سازمانی آن چیست؟
- استفاده از مایکروسافت شیرپوینت به عنوان ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تا چه حد و در چه حیطه هایی درست و کارآمد است؟
- حیطه موثر و نقاط قدرت و ضعف هر دو ابزار در چه حوزه هایی است؟
- کاربری مایکروسافت شیرپوینت جهت تهیه برنامه های کاربردی چگونه است؟
- انتظار درست ما پس از انتخاب هر کدام ازاین ابزارها چه می تواند باشد؟
در این مقاله سعی شده است بی طرفانه، قابلیت ها و موارد کاربرد درست هر یک از ابزارهای BPMS و Sharepoint بررسی گردد. امید است مفید واقع شود.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS):
هدف BPMS، پشتیبانی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار و بهینه سازی با رویکرد متمرکز بر فرآیند است. به عبارت دقیق تر؛ در پس طراحی فرآیندها با BPMS، تحلیلی جهت بهینه سازی کسب وکار سازمان موجود است.
جهت استقرار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، در ابتدا تمامی نیازمندی ها و فرآیندهای بنیادی و اساسی سازمان، شناسایی می شود. پس از آن، فرآیندهای شناسایی شده، مدلسازی، شبیه سازی، طراحی، اجرا، پایش و بهبود می یابند. BPMS ها، علاوه بر گردش کار، شامل مجموعه ابزارهای تحلیل، تعریف، توسعه، اندازه گیری و کنترل و بهبود فرآیندها هستند و بینش عمیقی نسبت به فرآیندها و چرخه فعالیت و تکرار آن ها ایجاد می کند. از مهم ترین ویژگی های یک BPMS استاندارد، پشتیبانی از بهبود مستمر و اجرای تغییرات با کمترین هزینه و زمان است.
BPMS، مجموعه ای تخصصی ویکپارچه از ماژول ها و ابزارها، جهت مدیریت فرآیند های سازمانی و پشتیبانی از تمامی مراحل چرخه BPM است.
شیرپوینت (Sharepoint) :
طبق تعریف مایکروسافت،Sharepoint می‌تواند محلی امن برای ذخیره، سازمان دهی و دسترسی به اسناد و فایل ها از طریق مرورگرهای وب باشد. دلیل محبوبیت شیرپوینت، قابلیت های گسترده و سهولت استفاده در زمینه های مدیریت محتوا ،کتابخانه اسناد، وب سایت ها و اینترانت های مشارکتی (Collaboration Intra-net) است.
کاربری های شیرپوینت:
- ابزار مشارکت تیم های کاری مجازی
- کتابخانه اسناد کاری و شخصی: محلی برای ذخیره و نگهداری و به اشتراک گذاری فایل ها و اسناد کاری، با قابلیت تعیین دسترسی
- سایت ها: ساخت سریع سایت های تیمی
- کار همزمان روی اسناد مشترک با قابلیت نسخه بندی اسناد
مایکروسافت، sharepointرا به عنوان یک ابزار BPM در بازار معرفی نمی کند! در طبقه بندی سایت مایکروسافت، شیرپوینت در بخش کسب و کار، به عنوان ابزاری جهت مشارکت معرفی شده است.