اتوماسیون آماری، ابزاری جهت مدیریت اطلاعات یک سازمان محسوب میشود لذا برای استفاده بهینه از آن باید به نکات ذیل اهتمام ویژهای صورت گیرد:
1- برای پیادهسازی یک فرآیند ابتدا باید نرمافزار اتوماسیون آماری و قابلیتهای آن مانند توانایی ایجاد فرم ورود اطلاعات، تهیه گزارش مناسب، امنیت نرمافزار، ایجاد شرایط خاص برای یک فرم و همچنین امکان تایید دادهها از طریق مدیران شناسایی شود.
2- فرآیند موردنظر باید از ابتدا تا انتها به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد. برای این منظور باید روش جمعآوری، مرتبسازی و خروجی این اطلاعات و نیز جامعه هدف گزارشها شناسایی شود.
3- جمعآوری اطلاعات فرایند از نظر دستی یا ماشینی بودن باید بررسی شود. در صورتی که با استفاده از نرمافزار جمعآوری میشود باید این قابلیت وجود داشته باشد تا اطلاعات به اتوماسیون ایمپورت شده و از ورود اطلاعات مجدد در اتوماسیون آماری پرهیز شود.
از دیگر امکانات موردنیاز اتوماسیون آماری جامع میتوان به موارد ذیل اشاره کرد:
- امکان ارسال گزارش
- تحت وب بودن
- داشتن تاریخچه(استخراج اطلاعات از زمان و مکان معین)
- سرعت مناسب
- آسان بودن طراحی فرم(نحوه ساختن)
- ساختن گزارشهای مناسب و ارسال آن به کاربران مختلف
- محاسبه شاخص در طراحی گزارش
- تعیین حقوق دسترسی
- مشاهده رخدادهای سیستم
- داشتن قلمهای اتوماتیک جهت شمارش تعداد رکوردهای بانک اطلاعاتی بر اساس صفت مورد نظر
- قابلیت طراحی نمودار بر اساس شاخص
- امکان تغییر پیش فرضهای گزارش در هنگام دیدن آن
- داشتن قانون جهت طراحی فرم
- داشتن تایید کننده جهت تایید صحت دادههای ورودی
- طراحی منوی سفارشی
- امکان گزارشگیری از فعالیت(کاربر، فرم، گزارش)
- امکان اختصاص چند پست برای یک کاربر
- اعلام هشدار برای ورود ، ویرایش و یا حذف عملیات
- انتقال آسان اطلاعات به Excel
- امکان ذخیره کردن تصویر گزارش آماری (Snap Shot)
- ایمپورت اطلاعات
- ایجاد بانک متمرکز اطلاعات